ارزیابی عملکرد

1) هدف اصلی از ارزیابی عملکرد کارکنان را بیان کنید و به طور خلاصه، مورد بحث قرار دهید؟

منظور از ارزیابی عملکرد، فرایندی است که به وسیله آن کار کارکنان در فواصل معین و به طور رسمی، مورد بررسی و سنجش قرار می‌گیرد. هدف نهایی از ارزیابی عملکرد، افزایش کارایی و اثربخشی سازمان است نه توبیخ و تنبه کارکنان ضعیف. در گذشته ارزیابی عملکرد فقط به منظور کنترل کار کارکنان انجام می‌گرفته ولی امروزه جنبه راهنمایی و ارشادی اهمیت بیشتری یافته است.

2) مراحل مختلف فرایند ارزیابی عملکرد را به طور خلاصه شرح دهید؟

1ـ هدف از ارزیابی عملکرد معین شود: ضروری است زیرا به ندرت می‌توان سیستم واحدی برای ارزیابی طراحی نمود که تمام جوانب را در نظر بگیرد. بنابراین باید اهداف ویژه‌ای که سیستم ارزیابی عملکرد برای نیل به آن طراحی و اجرا می‌گردد مشخص شود. بنابراین در اغلب موارد بیش از یک سیستم ارزیابی عملکرد مورد نیاز است.

2ـ برای کارکنان کاملا روشن نمود که در وظایف محول، چه انتظاری از آنها می‌رود: معمولاً به کمک اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست آمده و در شرح شغل منعکس گردیده است. همچنین شاخص‌ها و استانداردهای ارزیابی عملکرد به اطلاع فرد رسانده می‌شود.

3ـ عملکرد واقعی فرد در شغل اندازه‌گیری می‌شود.

4ـ این عملکرد با استانداردهای عملکرد مقایسه می‌گردد.

5ـ نتایج حاصل از این مقایسه با فرد در میان گذاشته می‌شود و تصمیمات مقتضی اتخاذ می‌گردد.

3) روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان را نام برده، ویژگی‌های هر یک را شرح دهید؟

روش‌های مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد؛ ولی اینکه کدام روش، مناسب‌ترین روش ارزیابی است به هدف سازمان از ارزیابی کارکنان بستگی دارد. و معمولا ترکیبی از روش‌های مختلف برای ارزیابی کارکنان به کار گرفته می‌شود.

ـ روش مقیاسی: روش مقیاسی یکی از قدیمی‌ترین و متداول‌ترین روش‌ها است در این روش کارکنان بر اساس عوامل معینی درجه‌بندی می‌گردند و یکی از دلایل عمده محبوبیت این روش سادگی و سهولت استفاده از آن است. در این روش ارزیاب که معمولاً رییس مستقیم کارکنان است با استفاده از فرم‌های بخصوصی اقدام به ارزیابی عملکرد آنها می‌نماید. در فرم‌ها فهرستی از صفات و ویژگی‌های که باید مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند درج شده است. مقیاسی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می‌شود به شکل پیوسته یا گسسته است. از ویژگی‌های این روش این است که ابعاد و جنبه‌های مختلف کار را مورد بررسی قرار می‌دهد که بزرگترین امتیاز این روش است. اما ویژگی‌های شخصیتی و صفاتی چون داشتن روحیه همکاری قدرت تشخیص و قدرت قضاوت حالت کیفی داشته و اندازه‌گیری آن به این روش امکان‌پذیر نیست.

ـ عامل سنجی: از روش مقیاسی به طریق دیگری نیز می‌توان برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده نمود. بدین ترتیب که به جای ارزیابی عملکرد بر اساس صفات و خصوصیات شخصیتی فرد کارآیی او در انجام وظایف و مسئولیت‌های ویژه‌ای که در شغلش دارد ارزیابی می‌گردد که با استفاده از شرح شغل و وظایف محوله ارزیابی انجام می‌پذیرد.

ـ روش ثبت وقایع حساس: عبارت است از ثبت عملکرد و تصمیم‌گیری‌های بسیار خوب و بد حین انجام وظایف است که اگر عمل بخصوصی نقش به سزای در کارآمدی فرد داشته باشد این عمل یک واقعه حساس به شمار می‌آید. با ثبت این وقایع ارزیاب اطلاعات لازم را برای ارزیابی عملکرد در اختیار خواهد داشت. برای اینکار باید ارزیاب کل عملکرد فرد را طی یک دوره کامل ارزیابی نماید مثلاً یک سال که در صورتی که برای افراد زیادی انجام گیرد مشخصا دقت لازم را ندارد.

ـ روش توصیفی: در این روش از ارزیاب خواسته می‌شود تا شرحی درباره چگونگی عملکرد فرد بنویسد. موفقیت این روش به قدرت توصیف و تشریح ارزیاب بستگی پیدا می‌کند از آنجا که دست سرپرست در توصیف عملکرد کارکنان باز است و استاندارد خاصی ندارد ارزیابی بر این اساس کار ساده‌ای نیست.

ـ روش قیاسی: عملکرد فرد با استاندارد از پیش تعیین شده‌ای مقایسه و سنجیده می‌شود. تولید استاندارد بیشتر برای مراکز تولیدی متداول است و به همین دلیل بیشتر برای بازدهی یک کارگر متوسط تحت شرایط عادی کار می‌باشد. از مزایای آن هم عدم دخالت ذهنیت و قضاوت ارزشی است.

ـ روش درجه‌بندی: از ارزیاب خواسته می‌شود تا کارکنان را بر اساس یک معیار کلی از بهترین تا ضعیف‌ترین درجه‌بندی نماید. معمولا تعیین بهترین و بدترین کار ساده‌ای است اما تعیین مابین افراد کار سختی است به خصوص اگر تعداد کارکنان زیاد باشد.

ـ مقایسه دو به دو: نوعی روش درجه‌بندی است که کار مقایسه کارکنان را آسان‌تر می‌نماید. در اینجا عملکرد هر یک از کارکنان با تک تک کارکنان دیگر سنجیده می‌شود.

ـ  توزیع اجباری: مانند روش درجه‌بندی نمونه دیگری از یک روش ارزیابی مقایسه‌ای است که ارزیاب باید عملکرد کارکنان را در گروه‌های خاصی دسته‌بندی نماید.

ـ انتخاب اجباری: ارزیاب باید از میان چند جمله توصیفی درباره کارمند یکی را که فکر می‌کند شرح مناسبی درباره عملکرد باشد انتخاب کند. در مواردی از این شیوه استفاده می‌شود که مشخص گردد در ارزیابی نوع دیگر به شکل نامعقولی کارایی همه در سطح بالایی قرار گرفته پس با استفاده از تعیین خاصی از جملات از این کار جلوگیری می‌کنیم.

ـ روش مقیاسی رفتاری: از دو نظر با روش مقیاسی تفاوت دارد. اولا رئیس باید رفتار مرئوس را در شغل بر اساس مجموعه عواملی بسنجد که به وسیله مطالعه دقیق شغل ارتباط آنها با هم و نقش مهمشان در انجام موثر شغل ثابت شده است. ثانیاً در کنار مقیاسی که برای اندازه‌گیری رفتار درجه‌بندی شده است. استفاده از این روش نگرش مثبتی از ارزیابی به افراد می‌دهد و پایای و روایی بالایی دارد.

ـ ارزیابی بر اساس مدیریت بر مبنای هدف: از جمله اهداف این روش ایجاد رابطه خوب میان رئیس و مرنوس و ایجاد جوی مساعد است که افزایش انگیزه و بالا بردن سطح عملکرد کارکنان را به دنبال دارد.

4) مسائل و مشکلاتی را که معمولاً در ارزیابی عملکرد کارکنان به وجود می‌آید مورد بحث قرار دهید؟

از آنجا که کمتر کسی دوست دارد کارش مورد بررسی و فضاوت دیگران قرار گیرد، صبیعتاً ارزیابی عملکرد کارکنان حساسیت‌های بخصوصی را به وجود می‌آورد. گذشته از این، معمولاً به این قبیل ارزیابی‌ها با سوءظن نگریسته می‌شود؛ چرا که در موارد بسیاری ارزیابی کارکنان، تنها مستمسکی برای تسویه حساب‌های شخصی بوده است. برای جلوگیری از بروز چنین مسائلی، معمولاً قوانین و مقررات بسیاری از سوی دولت و سایر مراجع ذی‌صلاح وضع می‌گردد. این قوانین مسئولان سازمان را ملزم می‌کند روش‌هایی برای ارزیابی کارکنان طراحی کنند که با استفاده از آن نه تنها حق کسی ضایع نشود بلکه مزایایی چون افزایش حقوق یا ترفیع نیز به طور عادلانه میان کارکنان شایسته توزیع گردد. از طرف دیگر جو سازمان به عنوان یک عامل درون سازمانی نیز می‌تواند در عملکرد کارکنان تأثیر مثبت یا منفی داشته باشد. در مجموع بسیاری از روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان به دلیل عدم نتایج مطلوب مورد انتقاد قرار می‌گیرد ولی این اشکالات در روش‌ها نیست بلکه ناشی از استفاده غلط از این روشها است. این مشکلات می‌تواند ناشی از استفاده غلط یا عدم مهارت فرد در اجرای این روش‌ها باشد اما مشکلات عمده‌ای که وجود دارد شامل: 1ـ عینیت نداشتن. 2ـ تعمیم دادن صفات توسط ارزیاب. 3ـ سختگیری، تساهل یا محافظه‌کاری، 4ـ  تازگی. 5ـ مقابله کارکنان نسبت به سرپرست یا ارزیاب. 6ـ محاکمه به جای ارزیابی. 7ـ تعصبات شخصی ارزیاب.

5) گفته شد که ارزیابی عملکرد کارکنان همان‌گونه که مسائلی را حل می‌کند، مسائلی را نیز به وجود می‌آورد. در این باره بحث کنید؟

همان گونه که سیستم ارزیابی عملکرد مشکلات زیادی را در سازمان حل می‌نماید اشتباه در ارزیابی عملکرد کارکنان باعث می‌شود تا سیستم ارزیابی سازمان ارزش و اعتبار خود را از دست بدهد پس باید تلاش شود تا روش‌هایی برای ارزیابی عملکرد طراحی شود که یا عاری از اشتباه باشند یا امکان آن را به حداقل برساند زیرا ارزیابی غلط می‌تواند تبعات زیان باری از جمله خوب جلوه دادن وضعیت سازمان یا پایین آمدن بهره‌وری کارکنان سازمان به دلیل نارضایتی از نتایج ارزیابی کارشان باشد در مجموع اجرای  ارزیابی عملکرد نادرست در سازمان می‌تواند تبعات جبران ناپذیری برای سازمان به دنبال داشته باشد که این مشکلات را می‌توان از طریق آموزش مدیران و کارکنان حل نمود.

6) اگر معتقدید که عملکرد کارکنان باید مورد ارزیابی قرار گیرد، دلایل خود را برشمارید؟

سازمان هنگامی می‌تواند موفق و اثربخش باشد که بتواند خود را با محیط پیرامون خود سازگار کند، برای اینکه بتوان موفقیت سازمان را به ارمغان آورد همواره نیاز به چگونگی عملکرد سیستم و سازمان داریم تا مشخص گردد هم افراد بدرستی وظایف خود را انجام می‌دهند و هم این وظایف که برگرفته از هدف اصلی سازمان در مسیر درست خود انجام می‌پذیرد و این مهم اتفاق نمی‌افتد مگر از طریق ارزیابی عملکرد که مسیر راه را مشخص می‌کند و همچنین می‌توان مشخص نمود ضعفها و اشکالات احتمالی از چه جنبه‌ای است و چگونه می‌توان این مشکل را حل نمود. از جنبه‌ای دیگر ارزیابی عملکرد در سازمان فرق میان افراد کوشا و غیر کوشا مشخص‌تر می‌‌شود و همین امر باعث می‌شود از طریق انگیزه برای فعالیت بیشتر هم محیط سازمان مناسب رشد و توسعه گردد هم از طریق برخورد با متخلفان از هرز رفتن منابع سازمان جلوگیری گردد.

7) ارزیابی عملکرد کارکنان باید در چه فواصلی انجام گیرد؟

اگر هدف از ارزیابی، اصلاح معایب و راهنمایی کارمند و کمک به رشد و باروری بیشتر وی است ارزیابی عملکرد به دفعات یا حداقل با فواصل کوتاهی انجام گیرد. در شرایط عادی هر 6 ماه یک بار یا هر سال یکبار انجام می‌شود. به طور کلی زمانبندی ارزیابی عملکرد باید با نتایجی که انتظار می‌رود از آن به دست آید منطبق باشد یعنی اگر نتایج یک کار یکسال بعد مشخص می‌شود غیر منصفانه است که شش ماه یکبار ارزیابی انجام گیرد.

8) انواع ارزیابی را شرح دهید. چه شاخص‌هایی را برای ارزیابی عملکرد کارکنان باید انتخاب نمود؟

در هنگام طراحی سیستم ارزیابی عملکرد باید مشخص شود که سیستم برای ارزیابی فعالیت‌های شغل طراحی می‌شود یا برای ارزیابی نتایجی که باید از این فعالیت‌ها به دست آورد. یعنی شاخص‌هایی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان انتخاب می‌شوند، مربوط به فعالیت‌های آنها در شغل است یا مربوط به نتایجی که از این فعالیت‌ها به دست می‌آید. از آنجا که منظور نهایی سازمان، نیل به اهدافی می‌باشد که برای آن به وجود آمده است، هر سیستم ارزیابی‌ای که نتیجه عملکرد کارکنان را معیار اصلی برای ارزیابی قرار دهد از این مزیت برخوردار است که موجبات تشویق برای نیل به اهداف سازمان را فراهم نماید اما مشکل این است که منابع به هدر رفته و ضایعات احتمالی در شغل در ارزیابی منعکس نمی‌گردد و مشکل دیگر این است که علت عدم موفقیت در نیل به هدف مشخص نمی‌باشد. پس می‌توان بزرگترین مزیت معیار قرار دادن فعالیت‌های کارمند برای ارزیابی عملکرد او آگاهی از چگونگی انجام اعمالی است که برای رسیدن به هدف انجام می‌گیرد اما ایراد این شاخص هم این این است که فرد تنها به کارهایی می‌پردازد که موجبات بهتر نشان دادن عملکردش می‌گردد. با توجه به مزایا و معایبی که شرح داده شد روشن است که یک سیستم ارزیابی هنگامی موثر خواهد بود که شامل هر دو معیار باشد. تنها از این طریق می‌توان امیدوار بود سیستمی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان طراحی گردیده است هم باعث ایجاد انگیزه بیشتر برای عملکرد بهتر گردد و هم با کمک به کارکنان در کسب مهارت‌های لازم موجبات رشد و پیشرفت آنها را در سازمان فراهم آورد.

9) برای اینکه مصاحبه پایانی از اثربخشی بیشتری برخوردار باشد چه نکاتی را باید رعایت نمود؟

مرسوم است در پایان نتایج ارزیابی عملکرد کارمند به اطلاع او رسانده شود برگزاری این مصاحبه اطلاعاتی را به دست می‌آورد که در برنامه‌ریزی‌ها آتی که برای رشد و پیشرفت کارمند انجام می‌گیرد مثمرثمر باشد. توصیه شده است مصاحبه به گونه‌ای باشد که موارد زیر در آن گنجانده شود.

1ـ نتایج حاصل از عملکرد مرئوس؛

2ـ مشاوره، راهنمایی و همکاری با مرئوس در تعیین اهداف بعدی؛

3ـ ارائه پیشنهاداتی در زمینه چگونگی نیل به اهداف؛

ـ خصوصیات شاخص‌های ارزیابی عملکرد چیست؟

مشاغل، مختلف و متنوع هستند و هر یک ویژگی‌های خاص خود را دارند. از این رو هرگز نمی‌توان مجموعه‌ای از شاخص‌های بخصوصی را تعیین کرد که عمومیت داشته باشند و بتوان از آنها برای ارزیابی عملکرد کارکنان در هر شغلی استفاده نمود. به طور کلی شاخص‌هایی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می‌شوند باید خصوصیاتی داشته باشند که استفاده از آنها دقت، صحت و اثربخشی فرایند ارزیابی را افزایش دهد. این خصوصیات عبارتند از:

ـ بتوان به آن اعتماد کرد؛ یعنی اندازه‌گیری شاخص در زمان‌های متفاوت، کم و بیش نتایج یکسانی را عاید سازد.

ـ تفاوت‌هایی که از نظر عملکرد میان کارکنان وجود دارد تشخیص داده، آنها را از یکدیگر مجزا نماید. بدیهی است که اگر شاخصی قادر به چنین تمایزی نباشد و عملکرد همه کارکنان را به یک شکل و کم بیش در یک سطح ارزیابی نماید، نتایج حاصل کمکی به مدیر در اتخاذ تصمیماتی چون افزایش پرداخت و ترفیع مقام نخواهد کرد.

ـ متصدی شغل قدرت تأثیرگذاری بر آن را داشته باشد. یعنی اگر فرد بخواهد و برای او فرصت و امکانات مناسب وجود داشته باشد، بتواند در جهت بهتر کردن آن بکوشد.

ـ برای کسانی که به بوسیله آن ارزیابی می‌شوند قابل قبول باشد.

ـ سیستم ارزیابی عملکرد هنگامی می‌تواند موثر باشد که از شاخص‌های واقعی که ارتباط مستقیم با شغل دارند استفاده شود.

ـ طرق مختلف انجام ارزیابی عملکرد عبارتند از:

ـ ارزیابی سرپرست مستقیم: ارزیابی مرئوسان به وسیله رئیس مستقیم آنها، متداولترین شیوه ارزیابی است. از ویژگی‌های آن عبارتند از: اولا سرپرست فرد در موقعیتی قرار دارد که به آسانی می‌تواند به طور مستقیم بر رفتار و عملکرد مرئوس خویش نظارت کند. ثانیاً می‌دانیم ک سرپرست یک واحد در سازمان، مسئول اداره آن واحد به طور موثر است و اگر این کار توسط وی انجام نگیرد باعث تضعیف موقعیتش می‌گردد. ثالثاً گفته شد که فرایند ارزیابی عملکرد و فرایند آموزش در سازمان رابطه‌ای بسیار نزدیک و تنگاتنگ دارند و در واقع یکی از وظایف مهم سرپرست تربیت نیروی انسانی است.

ـ ارزیابی رئیس به وسیله مرئوس: مرئوس هر روز شاهد رفتار و کردار و عملکرد رئیس خویش است و به دلیل اجرای تصمیمات و دستوراتش در موقعیتی قرار دارد که می‌تواند درباره کاردانی و اثربخشی او قضاوت درستی داشته باشد. با این روش اولاً مدیر از نیازهای کارکنان آگاه می‌گردد. ثانیاً اطلاعاتی که از نتایج عملکردش به او داده می‌شود به وی کمک می‌کند تا مدیر بهتری شود ولی ایراد این شیوه هم این است که می‌تواند مبنای تصمیمات او به جای کارآیی و اثربخشی، کسب وجهه و محبوبیت در میان کارکنان گردد.

ـ ارزیابی همقطاران از عملکرد یکدیگر: ارزیابی همقطاران از عملکرد هنگامی مطمئن و قابل اعتماد است که اولاً ترکیب گروه همقطاران برای مدت زمانی نسبتاً طولانی به همان شکل باقی مانده، تغییری نکند. ثانیاً وظایفی که اعضای گروه انجام می‌دهند، مرتبط و وابسته به یکدیگر باشد. ثالثاً همقطارانی که عملکرد یکدیگر را ارزیابی می‌نمایند در رقابت مستقیم با یکدیگر برای دریافت همان پاداش‌ها نباشند.

ـ ارزیابی گروهی: ممکن است سازمان به شکلی باشد که با دو یا چند واحد مختلف سازمانی در ارتباط باشد در این موارد معمولا از چند نفر از سرپرستان و مدیرانی که با کارمند و کار او آشنایی دارند دعوت می‌شود تا با تشکیل گروهی عملکرد وی را ارزیابی نمایند. در این روش هر یک از اعضاء ارزیابی را از زاویه تخصص خود بررسی می‌نماید به این صورت کار از زوایای مختلف بررسی می‌گردد. و عیب بزرگ این روش کم بودن نقش و اهمیت سرپرست مستقیم درارزیابی مرئوس است و همچنین گردآوری تعدادی از مدیران گرد هم در گروهی به دلیل مشغله مشکل است.

ـ ارزیابی از طریق خودسنجی: نکته‌ای که تیلور به آن اشاره دارد این است که معمولاً هیچ‌کس به اندازه خود او به جزئیات کار خویش نیست. همچنین اگر معیار ارزیابی برای وی مشخص باشد بهتر از هر کسی می‌تواند عملکرد خود را بسنجد این درحالی است که این روش مناسبی نیست چون به ندرت می‌توان کسی را پیدا کرد که بی‌طرفانه خود را ارزیابی نماید.

از هر کدام از روش‌های ارزیابی می‌توان به صورت مجزا یا ترکیبی استفاده نمود.